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Informationen nach Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU für die Durchführung von virtuellen Events

Das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt e. V. organisiert über seinen Dienstleister und Auftragsdatenverarbeiter BESL virtuelle Events. Diese umfassen die folgenden Produkte und Services:

1. Webcast und Mediathek

Ein Webcast ist ein modernes Kommunikations-Tool, mit dem Informationen an sehr viele Personen gleichzeitig über das Internet übertragen werden können. Diese werden durch einen oder mehrere Präsentatoren durchgeführt, die per Computer beispielsweise Präsentationen oder Videos zeigen. Die Mediathek ist eine Sammlung von mehreren Live- und On-Demand-Webcasts.

Bei einem Live-Webcast findet das Event in dem Moment statt, in dem die Übertragung ausgestrahlt wird. Die Präsentation ist live, die Videoübertragung ist live und auch die Interaktion mit dem Publikum findet live statt.

On-Demand“ bedeutet „auf Abruf“ oder „auf Nachfrage“. Im Gegensatz zu einem Live- Webcast ist ein On-Demand-Webcast ein vorab aufgezeichneter Inhalt, der dann auf Abruf bereitgestellt wird. Das kann ein aufgezeichnetes Live-Event sein, das im Nachhinein online bereitgestellt werden soll oder es ist eine Aufzeichnung, die per se nur für den On-Demand-Abruf produziert wurde.

2. Virtuelle Fachtagungen und Messen

In einer virtuellen Fachtagungen /Messe werden verschiedene virtuelle Aussteller-Stände angeboten, über welche die Teilnehmer Kontakt zu den Inhabern der virtuellen Stände aufnehmen, Infomaterial downloaden und an einer Reihe von Webcasts teilnehmen können.

3. Typische Datenverarbeitungsvorgänge im Rahmen virtueller Events

Besucher des virtuellen Events haben die Möglichkeit, Fragen an den Präsentator, Veranstalter oder die übrigen Teilnehmer zu stellen und eigene Beiträge per Chat oder Audioübertragung zu leisten. Im Rahmen der Bereitstellung dieser Funktionen verarbeitet BESL für den Veranstalter die Inhalte Ihrer Fragen und Beiträge.

Je nach Einstellung ermöglicht der Veranstalter, dass die Profildaten (z.B. Vorname, Nachname, Foto) des Teilnehmers – sofern von ihm eingestellt und freigegeben - anderen Benutzern zugänglich, gemacht werden. Vor der Teilnahme z.B. an einem Chat erteilt der Teilnehmer hierzu auf der Plattform seine Freigabe.

Im Folgenden werden weitere Datenverarbeitungsvorgänge beschrieben, die bei virtuellen Events erfolgen:

a) Registrierung

Die Nutzung der virtuellen Events setzt eine Registrierung voraus. Die Daten, die bei der Registrierung gespeichert werden, sind aus der Eingabemaske des jeweiligen Registrierungsformulars ersichtlich. Im Standardfall handelt es sich um Vorname, Nachname, Firma, E-Mail-Adresse und Passwort/PIN. Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet.

Haben Sie sich für ein virtuelles Event registriert, erhalten Sie zu dem Event verschiedene Erinnerungs-E- Mails sowie ggf. eine E-Mail nach Ihrer Teilnahme mit den möglichen Inhalten

„Danksagungen“, „Veröffentlichung der On-Demand-Version“ oder die „Bitte um Feedback“ etc. (je nach Beauftragung und Einwilligungserklärung durch den Veranstalter).

Rechtliche Grundlage und Zweck der Registrierung

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Registrierung für die digitalen Angebote virtueller Events basiert auf Art 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO ist eine Datenverarbeitung dann erlaubt, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist. Um Ihnen diese digitalen Angebote vertragsgerecht zur Verfügung zu stellen, müssen wir die in diesem Abschnitt dargestellten personenbezogenen Daten verarbeiten.

b) Einwilligungserklärung im Rahmen der Registrierung

Es kann sein, dass der Veranstalter oder BESL im Rahmen der Anmeldung um die Abgabe einer datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung bitten. Eine gegebenenfalls erteilte datenschutz- rechtliche Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

BESL bietet Ihnen auf den BESL Webseiten sowie auf den Registrierungsseiten die Möglichkeit, Informationen von Sponsoren oder Ausstellern abzufordern.

Dies erfolgt nur, sofern der Teilnehmende aktiv ein Kontaktformular bei einem Aussteller ausfüllt und die Informationen tatsächlich abfordert. Vorname, Nachname und die Mailadresse werden hierbei automatisch eingefügt, der Teilnehmende willigt vor der Weitergabe seine Daten nochmals zu.

Durch Angabe meiner E-Mail-Adresse und Anklicken des Buttons „Absenden“ erkläre ich mich damit einverstanden das der Aussteller/Sponsor per E-Mail Kontakt zu mir aufnimmt und mich entsprechend meiner Anfrage informiert. Diese Einwilligung kann jederzeit am Ende jeder E-Mail des Ausstellers widerrufen werden.“

c) Abstimmungen, Online-Umfragen, Feedback

Sofern bei der Teilnahme an einem virtuellen Event oder bei der On-Demand-Teilnahme Abstimmungen durchgeführt werden, werden Daten über das Ergebnis der Abstimmungen (Anzahl der jeweils abgegebenen Stimmen und prozentuale Verteilung) erhoben und verarbeitet. Das Abstimmungsverhalten ist anonym.

Bei den meisten Veranstaltungen haben Sie die Möglichkeit, kurze Online-Umfragen zu beantworten, um den Organisatoren wertvolle Rückmeldungen zu der besuchten Veranstaltung zukommen zu lassen. Der Inhalt Ihres Feedbacks wird auf unserer Plattform gespeichert. Die Auswertung des Feedbacks wird in der Regel in anonymisierte Form an den Organisator übermittelt, es sei denn, dieser hat ausdrücklich eine personalisierte Form der Übermittlung beauftragt.

Rechtliche Grundlage und Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung der digitalen Angebote bzgl. Abstimmungen, Online-Umfragen und Feedback für virtuelle Events basiert auf Art 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO ist eine Datenverarbeitung dann erlaubt, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist. Die Abstimmungen, Online-Umfragen und Feedback- Funktion sind erforderlich zur Erfüllung des Vertrages zwischen Ihnen und dem Veranstalter.

4. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e. V. (DLR),
vertreten durch seinen Vorstand,
Linder Höhe
D-51147 Köln
Tel.: +49(0)2203-601-0; Fax: +49(0) 2203 67310
contact-dlr@dlr.de

5. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e. V.
Der Datenschutzbeauftragte
Linder Höhe
D-51147 Köln
E-Mail: datenschutz@dlr.de

6. Datenverarbeitung durch BESL als Dienstleister/ Auftragsdatenverarbeiter für virtuelle Events

BESL ist Dienstleister/ Auftragsdatenverarbeiter des DLR zur Realisierung von verschiedenen digitalen Angeboten für virtuelle Events inkl. virtueller Tagungen und Messen. Wenn Sie ein solches digitales Angebot in Anspruch nehmen, ist der Veranstalter des Events, der in der Anmeldemaske für das Event benannt wird, verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Durchführung des virtuellen Events.

BESL handelt insoweit nur im Auftrag und unter der Weisung des Veranstalters DLR im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Entscheidung über die konkrete Art der Verarbeitung der Daten und deren weitere Verwendung obliegt allein dem Auftraggeber.

BESL sorgt für die Umsetzung und Bereitstellung des Dienstes und verarbeitet die Daten nicht für eigene Zwecke.

BESLs Subunternehmer

Über SendeWerk GmbH, Gaußstr. 9, 10589 Berlin erfolgt das InteractiveStreaming (Rückkanal mit moderiertem Textchat, Einspielung von Videos, Präsentation etc., Nutzerumfragen) sowie die zur Verfügungstellung eines VirtualPanel (Einbindung von Protagonisten z.b. im Home Office). Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nicht Gegenstand des Unterauftragsverhältnisses. Ein Zugriff auf personenbezogenen Daten des Verantwortlichen ist nicht möglich

7. Dauer der Datenverarbeitung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

8. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Die Übermittlung von personenbezogenen Daten an Empfänger in Drittstaaten bzw. internationale Organisationen findet nicht statt und ist künftig auch nicht vorgesehen.

9. Ihre Rechte als betroffene Person in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und Ihnen stehen die folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen nach Maßgabe der nachstehend genannten Vorschriften zu:

  1. Gemäß Art. 15 DSGVO können Sie Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft verlangen über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer und das Bestehen der in diesem Abschnitt erläuterten Rechte.
  2. Gemäß Art. 16 DSGVO können Sie die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
  3. Gemäß Art. 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht die Verarbeitung aus gesetzlich genannten Gründen, insbesondere zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder auch nur potentiellen Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
  4. Gemäß Art. 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit deren Richtigkeit von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
  5. Gemäß Art. 20 DSGVO können Sie Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
  6. Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO können Sie eine einmal erteilte datenschutzrechtliche Einwilligung jederzeit gegenüber uns widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
  7. Gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruchsrecht
    Sofern personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) der DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 der DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird, es sei denn, die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich, Art. 21 Abs. 6 der DSGVO
  8. Gemäß Art. 77 DSGVO können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. In der Regel steht dafür die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des Sitzes des Verantwortlichen zur Verfügung.

Zwecks Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an die unter der Nr. 5 angegebene Stelle.